Bwrdd CNC – Cylch Gorchwyl

Cytunwyd ar y Cylch Gorchwyl: Tachwedd 2023
Dyddiad yr adolygiad nesaf: Tachwedd 2024

Diben

Rôl Bwrdd Cyfoeth Naturiol Cymru (CNC) yw:

• sefydlu gweledigaeth a chyfeiriad strategol CNC a chynnal goruchwyliaeth strategol;
• darparu arweinyddiaeth strategol effeithiol; diffinio a chymeradwyo cyfeiriad strategol a gosod amcanion heriol;
• hyrwyddo safonau uchel o ran cyllid cyhoeddus, gan gynnal egwyddorion rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth am arian;
• sicrhau bod gweithgareddau CNC yn cael eu cynnal mewn modd effeithlon ac effeithiol; a
• goruchwylio a monitro perfformiad lefel uchaf er mwyn sicrhau bod CNC yn cyflawni ei weledigaeth, ei ymgyrch, ei amcanion llesiant, gwerthoedd a’r fframwaith perfformiad cydnaws.

Rhaid i'r Bwrdd sicrhau bod trefniadau effeithiol ar waith i roi sicrwydd ynghylch rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Rhaid iddo sefydlu Pwyllgor Archwilio a Rheoli Risg dan gadeiryddiaeth aelod anweithredol (ond nid y Cadeirydd) i roi cyngor annibynnol iddo. Disgwylir i'r Bwrdd hefyd fod â sicrwydd bod systemau rheoli mewnol a rheoli risg yn effeithiol.

Cwmpas

Mae’r Bwrdd yn gyfrifol am ddiffinio a chymeradwyo’r weledigaeth a’r strategaeth tymor hir, fel y gall CNC fodloni ei gyfrifoldebau a’i ddyletswyddau o dan Orchymyn Corff Adnoddau Naturiol Cymru (Swyddogaethau) 2013, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, Deddf yr Amgylchedd (Cymru) 2016 a phob deddfwriaeth berthnasol arall.

Gyda’i gilydd, mae aelodau’r Bwrdd yn gyfrifol am sicrhau bod CNC, wrth arfer ei swyddogaethau, yn rhoi sylw dyledus i’r argyfyngau’r natur a hinsawdd, atal llygredd gymaint ag sydd bosibl, ac yn mynd ar drywydd ac yn hyrwyddo rheolaeth gynaliadwy ar adnoddau naturiol, gan sicrhau y rhoddir egwyddorion rheolaeth gynaliadwy ar adnoddau naturiol ar waith, cyn belled ag y bo modd o fewn ei bwerau.

Cyfrifoldebau

Mae cyfrifoldebau’r Bwrdd yn cynnwys:

• Sefydlu gweledigaeth, ymgyrch, ac amcanion llesiant CNC sy'n gyson â'i ddiben cyffredinol ac o fewn cyd-destun nodau strategol Llywodraeth Cymru a'r fframwaith polisi ac adnoddau a bennir gan y Gweinidog;
• Sicrhau bod CNC yn gweithredu o fewn ei awdurdod statudol a dirprwyedig, a'i fod yn cyflawni ei ddyletswyddau statudol o dan y Deddfau perthnasol, o dan rwymedigaethau statudol eraill a'r Ddogfen Fframwaith;
• Hyrwyddo safonau uchel o ran cyllid cyhoeddus, gan gynnal egwyddorion rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth am arian. Yn benodol, ni ddylid rhoi cyfarwyddiadau i'r Prif Weithredwr sy'n gwrthdaro â'i ddyletswyddau fel Swyddog Atebol CNC;
• Arddangos safonau uchel o ran llywodraethu corfforaethol ac uniondeb, a sicrhau bod trefniadau effeithiol ar waith er mwyn rhoi sicrwydd o ran rheoli risg, rheolaeth fewnol effeithiol a chadw cofnodion cywir;
• Arddangos gwerthoedd CNC ym mhob peth a wneir, yn unigolion ac ar y cyd, gan fodelu ymddygiad cyson ledled y sefydliad;
• Penodi Prif Weithredwr, gyda chymeradwyaeth y Gweinidog ymlaen llaw; a
• Dal y Prif Weithredwr i gyfrif am berfformiad a chyflawniad yn erbyn blaenoriaethau strategol a blaenoriaethau’r cynllun busnes, amcanion a chyllidebau.

Materion a gedwir i’r Bwrdd

Mae’r materion a amlinellir yn y tabl isod yn cael eu cadw i’r Bwrdd.

Llywodraethu a rheoli:

• adolygu a chymeradwyo trefniadau llywodraethu corfforaethol cyffredinol y Bwrdd;
• cymeradwyo gwelliannau sylweddol i faterion a gedwir i’r Bwrdd;
• cymeradwyo cylch gorchwyl pwyllgorau, is-bwyllgorau neu weithgorau'r Bwrdd;
• cymeradwyo cofnodion y Bwrdd;
• cymeradwyo amserlenni cyfarfodydd y Bwrdd a'r Pwyllgorau;
• cymeradwyo’r gwaith o ddirprwyo unrhyw rai o bwerau’r Bwrdd i’r Prif Weithredwr;
• cymeradwyo'r cynlluniau dirprwyo ariannol ac anariannol, gan gynnwys dirprwyo i'r deiliaid rôl priodol;
• cymeradwyo Dogfen y Fframwaith gyda Llywodraeth Cymru, neu ddogfennau olynol;
• cymeradwyo’r strategaeth a’r egwyddorion ar gyfer rheoli risg.

Penodiadau:

• penodi a diddymu Pwyllgorau, is-bwyllgorau, fforymau, gweithgorau’r Bwrdd, a’u Cadeiryddion;
• penodi a therfynu penodiad y Prif Weithredwr, yn amodol ar gydsyniad y Gweinidog sy’n gyfrifol o fewn Llywodraeth Cymru;
• penodi Arweinyddion Archwilio ac Ymholi.

Strategaeth, Cynllun Busnes a chyllideb:

• cymeradwyo (gan gynnwys amrywio) Cynllun Corfforaethol a Strategaethau a Chynlluniau Strategol eraill, yn amodol ar gymeradwyaeth gan Lywodraeth Cymru;
• cymeradwyo’r Cynllun Busnes blynyddol a’r gyllideb flynyddol cyn eu cyflwyno i Lywodraeth Cymru i’w cymeradwyo;
• cymeradwyo dangosyddion strategol CNC sy’n gydnaws â’r amcanion llesiant;
• sicrhau bod y datganiad o gyfrifon yn cydymffurfio ag unrhyw gyfarwyddiadau a roddir gan y Gweinidog, yr Archwilydd Cyffredinol, ac arferion da;
• cymeradwyo a chyflwyno adroddiad blynyddol a chyfrifon CNC i Archwilydd Cyffredinol Cymru, y Gweinidog, a Chynulliad Cenedlaethol Cymru.

Penderfyniadau gweithredol:

• cymeradwyo cynnwys polisi dogfennau corfforaethol, strategol, a dogfennau sy'n ymwneud â strategaeth, diben a gweledigaeth hirdymor CNC;
• cymeradwyo’r cynllun taliadau;
• cymeradwyo datblygiadau mawr a newidiadau i’r sefydliad.

Mae'r Bwrdd yn goruchwylio’r holl gyfrifoldebau a ddirprwyir i Bwyllgorau'r Bwrdd.

Ar brydiau, gall fod yr angen i ystyried eitemau rhwng cyfarfodydd ar ran y Bwrdd er mwyn hwyluso busnes brys neu pe bai rhywbeth mawr yn digwydd. Pe cyfyd yr angen i ystyried eitemau mawr a/neu ddadleuol ar frys, bydd y Bwrdd fel arfer yn dirprwyo'r mater i Bwyllgor Brys a elwir yn arbennig, i gynnwys ei Gadeirydd a dau aelod arall o'r Bwrdd. Pe cyfyd eitem nad yw'n fater pwysig nac yn ddadleuol ond ei fod yn dyngedfennol o ran amser, caiff y Cadeirydd ddefnyddio ei ddisgresiwn i benderfynu a ddylid cymryd camau gan y Cadeirydd, a dylai Ysgrifennydd y Bwrdd ei gynghori, os yw hynny'n briodol.

Pan fydd y Cadeirydd yn cymryd camau am fod amser yn dyngedfennol, ystyrir ei bod yn briodol (lle bo modd) i'r Cadeirydd geisio barn yr aelodau trwy e-bost cyn dod i benderfyniad. Dylid adrodd yn glir ar bob penderfyniad a wneir gan y Pwyllgor Brys a/neu'r Cadeirydd, cyn gynted â phosibl, a'i gofnodi yng nghofnodion ei gyfarfod nesaf er gwybodaeth.

Nid yw'r cylch gorchwyl hwn yn atal y Cadeirydd na'r Bwrdd rhag penderfynu ar faterion eraill, petaent yn dod i'r Bwrdd i'w trafod neu i'w penderfynu.

Bydd y Bwrdd fel arfer yn cynnal adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd. Dylai hyn gynnwys hunanadolygiad dan arweiniad y Cadeirydd, gan gynnwys adborth gan aelodau'r Bwrdd, unrhyw wersi a ddysgwyd a gwelliannau posibl. Dylai'r Bwrdd ystyried comisiynu adolygiad allanol annibynnol o effeithiolrwydd oddeutu unwaith bob tair blynedd.

Adolygir y cylch gorchwyl yn flynyddol er mwyn sicrhau ei fod yn addas at y diben ac yn weithredol effeithiol.

Bydd cofnod yn cael ei gadw o bob adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd ac adolygiadau o’r cylch gorchwyl. Bydd unrhyw argymhellion ar gyfer newid sylweddol yn cael eu dwyn i sylw'r Bwrdd i'w cymeradwyo.

Cyfarfodydd

Bydd y Bwrdd fel arfer yn cyfarfod chwe gwaith y flwyddyn. Cynhelir trafodaethau yn gyhoeddus oni bai eu bod yn cael eu hystyried wedi'u heithrio ar sail y meini prawf a gymeradwywyd gan y Bwrdd. Bydd diweddariadau Interim gan y Bwrdd yn cael eu cynnal yn ystod y misoedd rhwng cyfarfodydd.

Bydd cworwm mewn cyfarfod ar gyfer eitem benodol ar yr agenda os oes mwyafrif o aelodau'r Bwrdd yn bresennol ar gyfer yr eitem gyfan/eitemau cyfan, a chyhyd â bod y mwyafrif o'r rhai sy'n bresennol yn aelodau anweithredol o'r Bwrdd. Ni chaniateir dirprwyon.

Er mwyn penderfynu a oes cworwm, gellir cyfrif aelod o'r Bwrdd yn y cworwm os yw’n gallu cymryd rhan yn nhrafodion y cyfarfod, gan gynnwys trwy ddulliau o bell (e.e. ffôn neu gyswllt digidol arall) ac yn parhau i fod ar gael trwy gydol y drafodaeth, a thrwy gydol y penderfyniad ar gyfer pob eitem y caiff ei gyfrif yn rhan o'r cworwm.

Rhaid i aelodau'r Bwrdd ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn y cyfarfod perthnasol, hyd yn oed os ydynt wedi'u cofnodi eisoes yn y Gofrestr Buddiannau gyhoeddedig. Cofnodir unrhyw ddatganiad o'r fath yng nghofnodion y cyfarfod.

Yn amodol ar eu datganiadau o fuddiant (gall y Cadeirydd ofyn i Aelod o'r Bwrdd ymneilltuo o'r drafodaeth a/neu ymatal rhag pleidleisio os yw'n teimlo bod y posibilrwydd o wrthdaro buddiannau yn gofyn gwneud hynny), bydd gan bob Aelod o'r Bwrdd yr hawl i bleidleisio mewn unrhyw ddadl, ac i'w safbwyntiau gael eu cofnodi yn y cofnodion.

Os na cheir penderfyniad trwy fwyafrif, bydd gan Gadeirydd y Bwrdd ail bleidlais neu bleidlais fwrw, p’un a ydynt wedi pleidleisio ar y mater o'r blaen neu beidio.

Ni ddylai Aelodau'r Bwrdd weithredu fel "cynrychiolwyr" ar ran unrhyw sector penodol. Yn amodol ar y rheolau gwrthdaro buddiannau, disgwylir i Aelodau'r Bwrdd ddefnyddio eu profiad ehangach, gan gyfrannu'n llawn at ystyried materion o'r fath, a gwneud penderfyniadau ar y cyd, yn seiliedig ar y dystiolaeth a'r meini prawf perthnasol, wrth fynd ar drywydd cyflawni amcanion CNC.

Disgwylir i Aelodau'r Bwrdd barchu cyfrinachedd a doethineb priodol wrth gynnal materion y Bwrdd a thrafod/cadw gwybodaeth a dogfennau'n ddiogel, yn arbennig, mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth bersonol, berchnogol neu fasnachol.

Gall y Bwrdd, heb osod cynsail, wahodd swyddogion, unigolion neu gynrychiolwyr sefydliadau eraill i fynychu'r cyfan neu ran o'i gyfarfodydd. Ni fydd gan fynychwyr nad ydynt yn aelodau o'r Bwrdd yr hawl i bleidleisio.

Gweinyddiaeth

Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn rhoi cymorth gwasanaethu i'r Bwrdd. Bydd hyn yn cynnwys trefnu cyfarfodydd, paratoi agendâu a phapurau, casglu dogfennau, cyfathrebu ag aelodau o'r Bwrdd, ysgrifennu'r cofnodion, dosbarthu'r cofnodion ac unrhyw waith dilynol neu bwyntiau gweithredu perthnasol, a ffeilio dogfennau'r Bwrdd yn y system rheoli dogfennau er mwyn sicrhau bod cofnod ffurfiol yn cael ei gadw.

Cytunir ar eitemau'r agenda ymlaen llaw gyda'r Cadeirydd, a dosberthir agendâu a phapurau un wythnos (saith niwrnod) cyn cyfarfodydd. Bydd aelodau'r tîm gweithredol yn cefnogi ac yn cyflwyno eitemau agenda a gyflwynir gan eu Cyfarwyddiaeth/grwpiau busnes a gefnogir ganddynt.

Bydd y Bwrdd yn cadw 'rhagolwg' o'r eitemau sefydlog, a fydd yn cael eu hadolygu ym mhob cyfarfod a'u cadw gan yr Ysgrifenyddiaeth. Caiff eitemau ychwanegol ar yr agenda eu coladu gan yr Ysgrifenyddiaeth a'u cynllunio trwy'r rhagolwg a'u cytuno gyda'r Cadeirydd ymlaen llaw. Cefnogir eitemau gan bapurau ysgrifenedig a/neu gyflwyniadau llafar. Oni bai eu bod wedi'u hawdurdodi gan y Cadeirydd, ni chaiff papurau hwyr eu dosbarthu, a chaiff yr eitem ei dileu o'r agenda.

Cymerir cofnodion o gyfarfodydd y Bwrdd. Bydd hyn yn cynnwys cofnod o benderfyniadau a rhesymau dros benderfyniadau, a chamau gweithredu, ynghyd â chofnod gweithredu wedi'i grynhoi i'w gadw gan yr Ysgrifenyddiaeth a'i adolygu ym mhob cyfarfod. Bydd y Cadeirydd yn cytuno ar gofnodion drafft y cyfarfod a'r pwyntiau gweithredu y cytunwyd arnynt ac yn eu dosbarthu ymhen 10 niwrnod gwaith o'r cyfarfod, a dosberthir y cofnodion terfynol ymhen 20 diwrnod gwaith. Caiff camau gweithredu eu cau pan fydd y Bwrdd wedi gweld digon o dystiolaeth eu bod wedi'u cwblhau neu pan fydd y cam gweithredu wedi dod yn rhan o'r busnes arferol.

Adolygir cofnodion a logiau gweithredu blaenorol ym mhob cyfarfod. Bydd y cofnodion yn cael eu cadarnhau yn y cyfarfod dilynol.

Bydd papurau a chofnodion yr eitemau Bwrdd nad ydynt yn gyfrinachol yn cael eu cyfieithu a'u cyhoeddi ar wefan CNC.

Aelodaeth

Caiff y Cadeirydd, y Dirprwy Gadeirydd ac Aelodau'r Bwrdd eu penodi gan Weinidogion Cymru. Mae erthygl 3 paragraff 2 o'r Atodlen i Orchymyn (Sefydlu) CNC 2012 yn pennu na ddylai fod llai na phump, na mwy nag 11, o aelodau anweithredol yn ogystal â'r Cadeirydd.

Gwneir y penodiadau yn unol â Chod Ymarfer y Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus ar gyfer Penodiadau gan Weinidogion i Gyrff Cyhoeddus. Mae hyd pob penodiad yn cael ei bennu gan Weinidogion Cymru yn y llythyr penodi. Yn unol â'r Cod, ni fydd unrhyw unigolyn yn gwasanaethu mewn un swydd am fwy na 10 mlynedd.

Mae'r Gorchymyn Sefydlu yn nodi bod yn rhaid i'r Prif Weithredwr fod yn aelod o'r Bwrdd. Gall y Bwrdd ddewis penodi hyd at bedwar o weithwyr CNC ychwanegol (y cyfeirir atynt yn y Gorchymyn Sefydlu yn "aelodau gweithredol").