Strategaeth cynnwys

Mae hyn yn rhan o'r llawlyfr cynnwys a chyhoeddi

Mae’r strategaeth hon yn nodi’r canllawiau a’r prosesau ar gyfer creu cynnwys digidol yn CNC. Fe’i cyflwynir mewn ffordd sy’n canolbwyntio ar wneud y camau ymarferol i greu cynnwys.

Ei nod yw eich arwain trwy sut mae'n gweithio, p'un a ydych chi'n arbenigwr pwnc, yn ddylunydd cynnwys, neu'n ymwneud â swyddogaeth arall.

Mae'r strategaeth hon yn ein helpu ni wneud penderfyniadau da wrth greu cynnwys digidol.

Cyflwyniad i strategaeth cynnwys

Mae strategaeth cynnwys yn arwain y gwaith o:

gynllunio
creu
cyflawni
mesur
llywodraethu

cynnwys defnyddiol a defnyddiadwy.

Pam cael strategaeth cynnwys

Mae strategaeth cynnwys yn ein helpu i reoli ein cynnwys digidol yn y tymor hir, fel y gallwn wneud penderfyniadau cyson, y gellir eu hailadrodd, ynghylch sut rydym yn creu a chyflwyno ein gwybodaeth.

Mae'n cysylltu ymdrechion cynnwys digidol y sefydliad â nodau busnes ac anghenion defnyddwyr ac mae'n ddull integredig o gynllunio, creu a rheoli cynnwys.

Ein cynnwys a'r ffordd yr ydym yn ei gynhyrchu

Rydym yn gweithio gyda'n gilydd i greu cynnwys digidol sy'n diwallu anghenion ein defnyddwyr ac ein cylch gorchwyl.

Y cynnwys

Rydym yn creu cynnwys digidol dwyieithog gan ddefnyddio technegau cynllunio cynnwys.

Cynllunio cynnwys yw’r broses o ddefnyddio data a thystiolaeth i roi’r cynnwys sydd ei angen arnynt i’r gynulleidfa, ar yr adeg y mae arnynt ei angen, ac mewn ffordd y maent yn ei ddisgwyl.

Mae cynllunio cynnwys effeithiol yn golygu gwybod beth yw anghenion, hoffterau a disgwyliadau eich cynulleidfa. Pan fyddwch chi'n cydbwyso'r rhain â'ch nodau busnes, gallwch nodi gofynion cynllunio cynnwys sy'n darparu cynnwys defnyddiol y gellir ei ddefnyddio.

Y ffordd rydyn ni'n cynhyrchu'r cynnwys

Mae gennym ddiddordeb mewn creu prosesau y gellir eu hailadrodd i sicrhau cywirdeb cynnwys dros amser a chaniatáu i ni greu, darparu a rheoli cynnwys yn unol â safonau cyson a chanlyniadau ystyrlon.

Mae strategaeth cynnwys yn cwmpasu pedwar maes

Y broses greu

Sut bydd cynnwys yn symud drwy ei gylch bywyd a pha offer y byddwn yn eu defnyddio i greu, darparu a chynnal cynnwys?

Pwy sy'n gyfrifol ac yn atebol am gynnwys? Â phwy y mae angen ymgynghori a phwy sydd angen cael gwybod amdano?

Pa safonau a meitrog y byddwn ni'n eu defnyddio i fesur ansawdd a pherfformiad ein cynnwys? Sut a phryd ydyn ni'n gofalu am ein cynnwys presennol? Pwy sy'n cael dweud na?
Profiad defnyddwyr

Beth yw anghenion a dewisiadau ein defnyddwyr?

Sut mae angen strwythuro'r cynnwys er mwyn i ddefnyddwyr ddod o hyd iddo?

Beth yw teithiau ein cwsmeriaid?

Sut byddwn yn sicrhau bod y cynnwys yn hygyrch?
Arddull

Beth yw ein diben a'n cylch gorchwyl?

Beth yw ein llais a'n naws?

Pa safonau iaith rydym yn cyfeirio atynt?
Ystyriaethau technegol

Sut byddwn yn trefnu cynnwys ar gyfer pori a dod o hyd iddo?

Sut byddwn yn categoreiddio neu dagio cynnwys ar gyfer rheolaeth effeithlon yn fewnol?

Mae’r tîm digidol yn berchen ar wefan CNC

Mae'r tîm digidol yn berchen ar ac yn gyfrifol am brofiad y defnyddiwr o'r wefan a'r fewnrwyd.

Mae hyn yn cynnwys y bensaernïaeth gwybodaeth, tagio, canllaw arddull a thôn y llais.

Mae arbenigwyr pwnc yn berchen ar gywirdeb ffeithiol yr wybodaeth.

Mae cydweithwyr yn cydweithio i greu cynnwys dwyieithog sy'n gweithio i ddefnyddwyr.

Y tîm cyfathrebu

Mae'r rhannau hyn o'r wefan yn cael eu rheoli gan y tîm cyfathrebu:

newyddion
blogiau
y newyddion, blog a baner hafan ar y fewnrwyd

Weithiau bydd ceisiadau am gynnwys a ddaw drwy'r ffurflen yn cael eu trosglwyddo i'r tîm cyfathrebu er mwyn iddynt gael eu trin yn fwy priodol.

Beth sy'n mynd ar wefan CNC

Mae'r cynnig yn esbonio pa gynnwys ddylai fynd ar wefan CNC. Gwiriwch yr angen yn erbyn y cynnig cyn dechrau gweithio.

Egwyddorion cynnwys

Mae'r egwyddorion cynnwys yn arwain y ffordd rydym yn cynllunio, cynhyrchu, darparu a llywodraethu cynnwys.

Anghenion defnyddwyr

Bydd gan anghenion dyblyg o feysydd busnes gwahanol berchenogion ar y cyd a rhaid iddynt gydweithio wrth gynhyrchu cynnwys.

Dylem greu rhestr o anghenion defnyddwyr CNC. Mae hwn yn ddarn o waith sydd angen ei wneud cyn symud i system rheoli cynnwys newydd.

Nodi angen am gynnwys

Sut mae CNC yn penderfynu pa gynnwys i’w gyhoeddi:

Mae busnesau bach a chanolig yn gwybod am rywbeth newydd neu newid – er enghraifft, diweddariad polisi Llywodraeth Cymru
Mae'r dylunydd cynnwys yn gweld cyfle i wella o ddata (canolfan alwadau, dadansoddeg, ymchwil defnyddwyr, adborth)

Mae dylunwyr cynnwys yn gweithio ar gynnwys sydd ag angen defnyddiwr clir. Fel arfer, bydd angen yr wybodaeth hon ar nifer fawr o ddefnyddwyr neu i gwblhau tasg. Maent yn tueddu i beidio â gweithio ar gynnwys sydd ar gyfer set fach iawn o ddefnyddwyr yn unig neu sydd er gwybodaeth yn unig.

Mae busnesau bach a chanolig yn defnyddio'r ffurflen gais am gynnwys

Mae arbenigwyr pwnc yn defnyddio'r ffurflen gais am gynnwys i gysylltu â'r tîm digidol.

Mae'r ffurflen glyfar yn gofyn cwestiynau am y cynnwys a'r angen, gan addasu'r cwestiynau yn dibynnu ar yr atebion.

Anfonir y ffurflen hon i fewnflwch y tîm, lle edrychir arni a'i hychwanegu at y bwrdd cynllunio.

Mae'r ffurflen gais am gynnwys yn cwmpasu'r canlynol

Pa fath o gynnwys ydyw
Y maes pwnc
Pwy yw'r gynulleidfa ar gyfer yr wybodaeth
A oes cynnwys ar y wefan yn barod amdano
Os yw'r angen yn un brys
A oes gwybodaeth ategol

Edrychir ar y ffurflen gais am gynnwys

Os yw'r cais yn dod o dan ‘fusnes fel arfer’, er enghraifft, nid oes angen ei ailysgrifennu neu ei ailgynllunio – caiff ei reoli gan y swyddogion digidol. Efallai y bydd galwad i roi eglurhad, yn dibynnu ar yr angen.

Os yw y tu allan i ‘fusnes fel arfer’, caiff ei ddyrannu i ddylunydd cynnwys.

Sut mae'r tîm digidol yn rheoli ei lwyth gwaith

Yn ystod y ddau gyfarfod cynnwys wythnosol, mae ceisiadau newydd am gynnwys yn cael eu hychwanegu at y bwrdd cynllunio yn barod i'w blaenoriaethu a'u dyrannu i ddylunwyr cynnwys.

Mae'r tîm yn rhoi diweddariad cynnydd o ran cynnwys presennol sydd eisoes wedi'i ddyrannu.

Y cyfarfod eglurhaol

Mae’r cyfarfod eglurhaol rhwng y dylunydd cynnwys a’r arbenigwr/arbenigwyr pwnc.

Diben y cyfarfod hwn yw cytuno ar y gwaith a phenderfynu sut y caiff ei reoli.

Fe'i cynlluniwyd i drafod elfennau pwysig y cynnwys ymlaen llaw fel bod disgwyliadau'n cael eu rheoli drwyddi draw.

Fel arfer, dylai'r cyfarfod hwn bara 30-40 munud.

Meysydd i'w trafod

Mae’r meysydd i’w trafod yn cynnwys y canlynol:

beth sydd ei angen ar y defnyddiwr a sut y caiff ei ddiwallu
sut byddwch chi'n gweithio gyda'ch gilydd, er enghraifft:
- arbenigwr pwnc i ddarparu deunydd ffynhonnell a’r dylunydd cynnwys yn ysgrifennu cynnwys
- arbenigwr pwnc a'r dylunydd cynnwys yn creu cynnwys gyda'i gilydd
- arbenigwr pwnc yn ysgrifennu drafft ac yn ei anfon at y dylunydd cynnwys i'w ddiwygio ar gyfer platfform digidol
beth yw'r llinellau amser
y bobl sy'n cymryd rhan, yn enwedig ar gyfer adolygu a chymeradwyo

Yr hyn sydd ei angen ar ddylunwyr cynnwys

Yr hyn sydd ei angen ar ddylunwyr cynnwys gan yr arbenigwr pwnc:

gwybodaeth am brosesau / llifoedd gwaith
unrhyw newidiadau arfaethedig yn y dyfodol
prosesau neu gynlluniau ac ati sy’n cyd-fynd â’r un y gweithir arno (yn enwedig os ydynt yn effeithio ar y cynnwys y gweithir arno ar hyn o bryd)

Gwnewch yn siŵr eich bod yn glir ynglŷn â gofyn am y rhain – mae ganddyn nhw'r potensial i wneud llanast o'r cynnwys rydych chi'n gweithio arno.

Canlyniadau'r cyfarfod eglurhaol

bod y dylunydd cynnwys a’r rhanddeiliad/rhanddeiliaid yn gwybod pa gynnwys a gaiff ei greu (neu pa newidiadau a wneir), yn meddu ar yr wybodaeth berthnasol, ac yn gwybod yr amserlenni y maent yn gweithio iddynt
penderfynir defnyddio sianel wahanol (er enghraifft, cyfathrebu)
bod angen i'r cydweithiwr ddod yn ôl gyda mwy o wybodaeth
ni fydd y cynnwys yn cael ei newid
ni fydd y cynnwys yn cael ei greu

Bydd y canlyniadau'n cael eu rhannu gyda'r holl bobl berthnasol.

Bydd y cam hwn yn cael effaith enfawr ar sut mae gweddill y llif gwaith yn digwydd.

Sicrhewch fod yr holl bobl berthnasol yn gwybod beth sy'n digwydd a'r hyn a ddisgwylir ganddynt.

Mae gormod o gyfathrebu yn well na dim digon.

Y llawlyfr cynnwys a chyhoeddi

Os penderfynir y bydd y cynnwys yn cael ei greu heb ddylunydd cynnwys ynghlwm, bydd y llawlyfr cynnwys a chyhoeddi ar gael. Fe'i cynhelir gan y tîm digidol.

Pwy sy'n ymwneud â chreu cynnwys digidol

Mae’r broses creu cynnwys yn CNC yn gymhleth, felly mae cytuno ar rolau a chadw atynt yn hanfodol er mwyn gallu cyrraedd cerrig milltir a mynd drwy’r broses yn effeithlon.

Defnyddio matrics RACI

Mae siart RACI yn helpu pobl i wybod pwy i gadw yn y ddolen am brosiect, ac yn yr achos hwn, darn o gynnwys.

O ran cynnwys CNC, mae RACI yn helpu i nodi pwy sy'n gyfrifol ac yn atebol, a phwy yr ymgynghorir â nhw ac y’u hysbysir am gynnwys, i'n helpu i gyfathrebu'n glir.

Gellir llenwi'r matrics RACI yn ystod y cyfarfod eglurhaol.

Cytuno ar rolau a chyfrifoldebau

Rhaid i bawb a nodir yn y matrics RACI gytuno ar eu rolau a'u cyfrifoldebau o ran cyfranogiad.

Creu cynnwys

Dylai creu cynnwys ddechrau gyda dau beth:

Angen y defnyddiwr
Sut y byddwch yn diwallu'r angen hwnnw

Mae'n ddefnyddiol rhestru'r wybodaeth sydd ei hangen arnoch i allu diwallu anghenion y defnyddiwr, cyn i chi ddechrau creu cynnwys.

Mae hefyd yn werth cytuno ar y rhestr hon gyda phobl berthnasol cyn dechrau creu cynnwys hefyd, i reoli disgwyliadau a gweithio'n effeithlon.

Briffiau cynnwys

Mae briff cynnwys yn eich helpu i gynllunio a strwythuro cynnwys fel y gallwch ddiwallu anghenion y defnyddiwr.

Mae briff cynnwys da yn cynnwys y canlynol:

angen y defnyddiwr
pa wybodaeth sydd ei hangen arnynt (er enghraifft, meini prawf cymhwystra)
erbyn pryd y bydd angen iddynt ei wneud
a oes rhannau eraill o’u taith (er enghraifft, mewngofnodi)
cysylltiadau â rhannau eraill o’r daith
a yw'r wybodaeth yn bodoli eisoes ar y wefan (fel y gallwch benderfynu beth i'w wneud â hyn)

Creu cynnwys gyda'n gilydd

Bydd y cyfarfod eglurhaol yn golygu eich bod yn gwybod y canlynol ar y cam hwn:

pwy sy'n gweithio ar y cynnwys
beth sydd ei angen ar y defnyddiwr
sut y byddwch yn diwallu'r angen
pa mor aml y byddwch yn cyfarfod i drafod/diweddaru'r cynnwys

Os oes sawl arbenigwr pwnc, gall fod yn ddefnyddiol cael un fel yr ‘arweinydd’ i drefnu a rhesymoli adborth.

I ailadrodd: y tîm digidol sy'n berchen ar brofiad y defnyddiwr a llywio'r wefan ac arbenigwyr pwnc sy'n berchen ar yr wybodaeth.

Mae'r cydweithwyr hyn yn cydweithio i greu cynnwys sy'n gweithio i ddefnyddwyr. Mae yna sawl ffordd y gallwch chi wneud hyn:

ysgrifennu mewn pâr (ar yr un pryd neu'n anghydamserol)
arbenigwr pwnc yn darparu deunydd ffynhonnell, y dylunydd cynnwys yn cynhyrchu'r cynnwys
un yn drafftio ac un arall yn diwygio

Mae cydweithwyr bob amser yn adolygu cynnwys gyda'i gilydd.

Mae creu cynnwys gyda’i gilydd yn helpu cydweithwyr i wneud y canlynol:

trafod syniadau o ran strwythur, terminoleg ac iaith glir
symleiddio’r broses o gasglu gwybodaeth (yn hytrach na phroses hir yn ôl ac ymlaen)
dysgu oddi wrth ein gilydd a meithrin cydberthnasau

Cyfathrebu rheolaidd

Rhaid i'r tîm digidol ac arbenigwyr pwnc neilltuo amser i ddiweddaru ei gilydd a'r lleill a nodir yn y matrics RACI. Mae rheoli disgwyliadau yn rhan hanfodol o greu cynnwys llwyddiannus.

Mae angen lle hefyd ar gyfer cyfarfodydd rheolaidd rhwng rhanddeiliaid ac arweinydd y tîm digidol i sicrhau bod y prosesau creu cynnwys yn rhedeg yn esmwyth. Mae hwn hefyd yn gyfle i wahanol feysydd o'r busnes dynnu sylw at anghenion cynnwys sydd ar ddod.

Sianel gyfathrebu arall i'w hystyried yw gyda phartneriaid strategol, megis Llywodraeth Cymru.

Er mwyn cynyddu aliniad wrth ddiwallu anghenion defnyddwyr, mae angen i CNC allu dangos sut mae'n creu cynnwys sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr. Gellid gwneud hyn trwy wneud y llawlyfr cynnwys yn agored, trwy gyfarfod yn rheolaidd i drafod anghenion cynnwys a mwy.

Cyfieithu

Mae'r dylunydd cynnwys yn anfon cynnwys at y tîm cyfieithu. Byddant fel arfer yn ei dderbyn yn ôl o fewn ychydig ddyddiau, yn dibynnu ar argaeledd.

Os yw'r cynnwys yn broffil uchel, mae'n werth ystyried ysgrifennu mewn pâr neu ysgrifennu mewn triawd. Dyma ble mae cyfuniad o arbenigwr pwnc, dylunydd cynnwys a chyfieithydd yn cydweithio i ddrafftio’r cynnwys.

Adolygu a gwirio cynnwys

Mae cynnwys yn cael ei adolygu trwy gydol y broses greu a'i wirio cyn ei gyhoeddi.

Adolygu cynnwys gyda'i gilydd

Mae cydweithwyr yn adolygu cynnwys gyda'i gilydd cyn ei gyhoeddi. Gall fod yn gyflymach ac yn haws gwneud hyn ar alwad neu wyneb yn wyneb. Mae’r adolygiad yn cwmpasu'r canlynol:

a yw'r cynnwys yn diwallu'r angen?
a yw'r wybodaeth yn gywir?
a yw strwythur y cynnwys yn rhesymegol?
a oes unrhyw beth wedi'i gynnwys nad yw'n berthnasol i anghenion y defnyddiwr neu wedi'i ddyblygu rhywle arall ar y wefan?
a yw wedi ei ysgrifennu mewn iaith glir?
a allai fod yn fyrrach?

Gwirio ffeithiau

Mae arbenigwyr pwnc yn cywiro gwallau ffeithiol.
Maent yn esbonio beth sy'n bod a pham. Er enghraifft, ‘y ffi yw £150, nid £130’, yn hytrach nag ailysgrifennu'r cynnwys. Dylent hefyd ddweud ble mae'r gwall – er enghraifft, ‘o dan y pennawd “faint mae'n ei gostio”’, neu drwy ddefnyddio’r swyddogaeth sylwadau.
Nid yw arbenigwyr pwnc yn ailysgrifennu'r cynnwys nac yn newid yr arddull na'r naws.
Gall gwirio ffeithiau ddigwydd ar unrhyw adeg, ond mae angen iddo fod mor agos at ei gwblhau â phosibl.

O Gwirio cynnwys ar LLYW.CYMRU.

Sesiynau cyd-drafod cynnwys

Gall dylunwyr cynnwys helpu ei gilydd yn ystod ‘sesiynau cyd-drafod’. Mae'r rhain yn sesiynau byr, anffurfiol lle mae rhywun yn dod â chynnwys y mae'n gweithio arno ac yn gofyn am help neu syniadau i helpu i'w wella.

Mae sesiwn gyd-drafod yn ffordd ddefnyddiol o helpu rhywun sy'n crafu ei ben i feddwl am syniadau ac o rannu gwybodaeth.

Cynnwys i'r wefan brawf

Rhoddir cynnwys ar y wefan brawf fel y gall y dylunydd cynnwys drafod y mater ag arbenigwyr pwnc a rhanddeiliaid cyn cymeradwyo.

Mae ei roi ar y wefan brawf yn caniatáu i'r cynnwys gael ei weld fel y bydd yn edrych unwaith y bydd yn fyw, gan ganiatáu ar gyfer mwy o gyd-destun o ran penderfyniadau a wnaed o ran dyluniad cynnwys.

Gwiriad ail bâr o lygaid

Dylai gwiriad ail bâr o lygaid gael ei wneud ar y fersiwn derfynol, yn ei chyd-destun, gan ddylunydd cynnwys o fewn y tîm digidol. Bydd hyn fel arfer wrth gynhyrchu’r cynnwys neu ar y wefan brawf.

Os oes angen newid y cynnwys wrth baratoi'r fersiwn derfynol yn y system rheoli cynnwys, yna rhaid gwirio cywirdeb y cynnwys gyda'r arbenigwr pwnc.

Y gwiriad ail bâr o lygaid yw'r gwiriad terfynol a dylid defnyddio'r canllaw arddull a’r canllawiau ysgrifennu ar gyfer y we.

Prawfddarllen

Mae prawfddarllen yn gam ei hun yn y broses o greu cynnwys, yn enwedig gan y gellid bod wedi gweithio ar wahanol rannau o'r cynnwys ar adegau gwahanol.

Mae prawfddarllen yn gwirio cysondeb, yn nodi gwallau gramadeg a sillafu, ac yn caniatáu i unrhyw beth nad yw yn y tôn llais cywir neu sy'n erbyn y canllaw arddull gael ei newid.

Mae cydweithwyr digidol yn prawfddarllen cynnwys ar gyfer gwefan a mewnrwyd CNC.

Cymeradwyaeth

Dylid cytuno ar y sawl neu'r tîm sy'n cymeradwyo yn y cyfarfod eglurhaol, gan wneud y cam hwn yn syml.

Dylai'r sawl sy'n cymeradwyo ddisgwyl y cynnwys, ac ni ddylai fod angen ei newid ar y pwynt hwn.

Os daw'r garreg filltir hon yn gymhleth ac yn astrus, mae'n golygu bod y broses hyd at y pwynt hwn wedi mynd o chwith. Mae'n werth ymchwilio i sut a pham y digwyddodd hyn.

Cyhoeddi

Mae gan wefan CNC fodel cyhoeddi canolog. Dim ond y tîm digidol a chyfathrebu gall gyhoeddi cynnwys i'r wefan.

Dau faes arall sy’n gallu cyhoeddi yw:

Recriwtio ar gyfer swyddi
Cynnwys diwrnodau allan

Llywodraethu ar ôl cyhoeddi

Dylid monitro cynnwys i sicrhau ei fod yn ffeithiol gywir ac yn dal i ddatrys problemau i ddefnyddwyr.

Monitro cynnwys

Dylid adolygu'r cynnwys:

o leiaf unwaith bob dwy flynedd
pan fydd adborth neu gwynion yn ei gylch
os bydd rhywbeth yn newid ac mae angen ei ddiweddaru

Bydd arbenigwyr pwnc yn gyfrifol am sicrhau bod cynnwys yn defnyddio'r wybodaeth ddiweddaraf er mwyn bod yn ffeithiol gywir.

Data a dadansoddeg

Er mwyn helpu i benderfynu pa mor dda y mae’r gwasanaeth yn diwallu anghenion defnyddwyr, bydd data a dadansoddeg yn cael eu defnyddio, gan gynnwys y canlynol: